e-Defter

e-Defter, firmalar için tutulması zorunlu olan büyük defter (defter-i kebir) ve yevmiye defterlerinin Vergi Usulleri Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) yönetmeliklerine uygun olarak elektronik dosya biçiminde hazırlanması ve elektronik ortamda muhafaza edilmesidir. Bu sayede, muhasebe kayıtlarının denetleme işlemlerinin de elektronik ortamda gerçekleştirilmesi mümkündür. e-Defter uygulamasına geçen firmaların, ticari defter kapanış tasdiki onayını takiben, çıktı olarak yevmiye defteri ve büyük defter kullanma zorunlulukları ortadan kalkar.

Factorbooks kullanan firmalar için geliştirilen e-Defter çözümü, muhasebe kayıtlarının büyük defter ve yevmiye defteri kullanmaksızın, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen format ve standartlara uygun bir şekilde dijital ortamda düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlayan bir uygulamadır.

Başkanlık tarafından belirlenen standartları göz önünde bulundurularak, Başkanlığın Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosya halinde, tebliğde yer alan usul ve esaslar doğrultusunda oluşturulan defterlere ilişkin bilgiler içeren elektronik dosyadır.

XBRL olarak bilinen eXtensible Business Reporting Language (Genişletilebilir İş Raporlama Dili) teknolojisi, defterlerin elektronik olarak hazırlanabilmesi için XML formatında bir standart olarak kullanılmaktadır ve bu standart uluslararası olarak kabul edilmektedir.

e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükellefler, Türk Ticaret Kanunu kapsamında bağımsız denetime tabi şirketler ve GİB tebliğleriyle kapsama alınan diğer mükellefler e-Defter tutmak zorundadır.

Kapsam ve geçiş tarihleri tebliğlerle güncellendiği için işletmenizin durumunu GİB’in güncel e-Defter duyuruları üzerinden kontrol etmenizi öneririz. Zorunluluk kapsamında olmayan mükellefler e-Defter uygulamasına gönüllü olarak geçebilir.

e-Fatura sistemine zorunlu olarak geçen mükelleflerin, e-defter sistemine de zorunlu olarak geçmesi gerekmektedir. Ancak mükellefin e-faturaya geçme zorunluluğu bulunmuyorsa, e-deftere de geçmek zorunda değildir.

GİB’in tebliğleri kapsamında e-Fatura mükellefi iseniz e-Fatura’ya geçiş yaparak beraberinde zorunlu olarak e-Defter uygulamasını kullanmanız gerekmektedir. Ancak mükellef konumda değil iseniz e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu aranmaz. e-Defter sistemine gönüllü geçiş yapmanız mümkündür.

Hayır, e-defter sistemine geçiş yaptıktan sonra muhasebe kayıtlarının içeriğinin Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesine gerek yoktur. E-Defter beratının GİB’e gönderilmesi yeterli olmaktadır.

E-Defter beratının yasal süresi dolmadan, e-defterdeki hataların düzeltilmesi mümkündür. Ancak burada GİB tarafından mükellefler için tanınan yasal değişiklik süresine dikkat edilmelidir. Süre geçmediği takdirde yapılası gereken, sistemdeki hatalı defter beratını silip, yerine düzeltilen defter beratını yüklemektir.

e-Defter başvuruları, e-defter resmi internet sitesi https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ üzerinden başvuru formu ve taahhütname doldurularak yapılmaktadır. Gerçek kişi iseniz form ve taahhütnameyi e-imza ile imzalamanız; tüzel kişi iseniz başvuruyu yapan kuruma ait mali mühür ile belgeleri onaylamanız gerekmektedir.

Aynı zamanda aşağıdaki belgelerin ve adımların da başvuru sırasında gerçekleştirilmesi gerekmektedir;

• Zaman damgası veya mali mühür
• GİB uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olunması,
• Mükellefin ait olduğu mevcut programın e-defter formatına göre güncellenmesi,
• e-Defter mükellef tarafından saklanacaksa, uygun bir arşivleme opsiyonunun tercih edilmesi gerekmektedir.

e-Defter uygulamasına yönelik usul ve esasları düzenleyen 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğin ilgili hükümlerinde, e-Defter tutma zorunluluğu bulunan kişiler şu şekilde sayılmıştır:

e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler - Zorunluluk kapsamına giren mükellef grupları 421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin ilgili hükümlerinde detaylandırılmıştır.

TTK 397/4 uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler

Yasal zorunluluk altında bulunan yukarıdaki kişiler dışında kalan; ancak 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yer alan şartları taşıyan gerçek ve/veya tüzel kişiler ise istedikleri takdirde e-Defter uygulamasına tercihen dahil olabilirler.

Daha fazla bilgi için buraya tıklayabilirsiniz.

Defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kaydedecek, muhafaza ve ibraz edecek kişilerin mutlaka dikkat etmesi gereken birtakım hususlar mevcuttur. Bunlardan ilki, kağıt üzerinde tutulmakta olan defterlerini elektronik ortama taşıyanların fiziki defter tutmaya devam edemeyecek olmalarıdır. Yani e-Defter’e geçiş halinde fiziki defterlerin usulünce kapanış tasdiki gerekmektedir.

İkinci olarak, e-Defter başvurusunda bulunacak tüzel kişi mükelleflerin mali mühür; gerçek kişi mükelleflerin ise mali mühür veya nitelikli elektronik imza sahibi olmaları gerekmektedir. Zira e-Defter başvurusu dahil olmak üzere defter ve kayıtlara yönelik ispat şartı mali mühür, nitelikli elektronik imza veya zaman damgası ile güvence altına alınmıştır.

Bundan başka, defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kayıt ve ibraz edecek mükelleflerin, bu işlemleri gerçekleştirirken kullanacakları yazılımın Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı almış bir yazılım olması şarttır.

e-Defter uygulamasının yukarıda sayılan kişi grupları için yasal bir yükümlülük olarak öngörülmesinin doğal sonucu olarak bu yükümlülüğe birtakım yasal sonuçlar bağlanmıştır.

Bu bağlamda, e-Defter uygulamasına geçmekle mükellef olduğu halde süresi içerisinde e-Defter’e geçmeyen mükellefler hakkında VUK’ta öngörülen cezai hükümlerin uygulanacağı hüküm altına alınmıştır.

Ayrıca uygulamaya geçmeyen ancak e-Defter haricinde defter tutmaya devam eden mükelleflerin e-Defter haricinde tuttukları defter ve kayıtlar da tutulmamış sayılmaktadır.