e-Fatura

Fatura, elektronik ortamda hazırlanan fatura türüdür. eFaturalar, e-İmza veya mali mühür ile imzalanır, zaman damgası taşır ve yasal olarak kağıt faturadan farksızdır. e-Fatura uygulamasına geçildikten sonra kağıt fatura düzenlenemez. e-Fatura sistemine kayıtlı olan mükelleflere elektronik fatura, sisteme kayıtlı olmayan mükelleflere e-Arşiv Fatura düzenlenmesi gerekmektedir.

e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleriyle belirlenir. Tebliğde belirlenen brüt satış hasılatı eşiğini aşan mükellefler ile tebliğde sayılan belirli faaliyet alanlarındaki mükellefler e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

Eşik tutarları ve geçiş tarihleri dönemsel olarak güncellendiği için güncel değerleri GİB’in e-Belge duyurularından kontrol etmenizi öneririz. Zorunluluk kapsamında olmayan işletmeler de gönüllü olarak e-Fatura kullanıcısı olabilir.

e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcılara ise e-Arşiv Fatura düzenlenir.

e-Faturaların vergi kanunlarına göre 5 yıl, Ticaret Kanununa göre 10 yıl muhafaza edilmeleri zorunludur. e-Fatura mükellefi firmaların e-Faturalarını arşivleme ve ibraz yükümlülükleri kendilerine aittir.

Elektronik imzanın ve Mali Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün yapılabilmesi için faturalar elektronik ortamda arşivlenmelidir.

e-Fatura uygulamasına geçtikten sonra e-Fatura mükelleflerine kesilen kağıt faturalar yok hükmündedir. Yalnızca e-Fatura uygulamasına geçmemiş mükelleflere kağıt fatura düzenlemeye devam edilebilmektedir.

e-Fatura, Türkiye'de belirli kriterleri sağlayan firmalar için bir zorunluluktur. Türkiye'nin dijital dönüşüm sürecinde uygulamaya aldığı en önemli regülasyonlardan biridir.

e-Faturanın sağladığı temel faydalar şunlardır:

• Kağıt, baskı ve kargo maliyetlerini ortadan kaldırır.
• Arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır.
• Fatura süreçlerindeki iş süreçleri kolaylatır ve iş gücü tasarrufu sağlar.
• Gelir İdaresi Başkanlığı'nın regülasyonlarına uyumlu olunmasını sağlar ve ceza risklerini ortadan kaldırır.
• ERP sistemleriyle entegrasyon sağladığı için iş süreçlerindeki hata riskini minimize eder.

Gönderdiğiniz ve işlemin başarıyla tamamlandığı e-Faturanın iptali ancak alıcı tarafın faturayı reddetmesi durumunda gerçekleşir. Alıcı taraf e-Faturaya kabul cevabı vermişse veya e-faturanın gönderiminden azami 7 gün geçmişse alıcı tarafından iade e-Fatura gönderilmesi gerekmektedir.

Vergi Usul Kanunu’na göre malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren 7 gün kadar geriye dönük e-Fatura gönderilebilmektedir. Düzenlenme tarihi 7 günden eski olan e-Faturaların gönderilmesi mümkün olmakla birlikte özel usul cezası uygulanır.

Katma Değer Vergisi Kanunu’nda “Mal ihracı ve Yolcu beraberi eşya ihracı (Türkiye’de ikamet etmeyenlere KDV hesaplanarak yapılan satışlar) kapsamında fatura düzenleyecek olanlar, e-Fatura olarak düzenleyeceklerdir.” maddesi bulunmaktadır. İhracat işlemlerinde e-Fatura kullanım zorunluluğu yalnızca hali hazırda e-Fatura uygulamasına dahil olan mükellefleri kapsamaktadır. e-Fatura uygulamasına geçmemiş ihracatçı mükellefler matbu fatura kullanmaya devam edebilirler.

E-fatura mükellefi olmak için yapmanız gereken ilk şey Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür başvurusu yapmanız gerekir.

Mali mührünüzü temin ettikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) web sitesinden elektronik fatura başvurusu yapmanız gerekir.

e-Fatura mükellefi entegratör e-Fatura sistemine giriş yapar ve muhasebe iş süreci dahilinde Factorbooks’a girilen bilgileri görüntüler. Kullanıcı, faturasını kesmek istediği belgeyi seçtikten sonra sistem, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmama durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv Fatura oluşturur.

Kullanıcı, doğrudan entegrasyon yöntemini tercih ettiği ve şartlarını yerine getirdiği durumda, imzaladığı e-Faturayı GİB'e gönderir. Eğer kullanıcı e-Fatura sürecini özel entegratör aracılığıyla yürütmeyi seçerse, oluşturulan e-Fatura otomatik olarak özel entegratöre gönderilir. Özel entegratör, e-Faturayı imzalayıp GİB'e göndermek ile yükümlüdür; kullanıcı süreç boyunca e-Faturaların durumlarını Factorbooks sistemi üzerinden kontrol edebilir.

e-Fatura çözümü sayesinde arşivlenen e-Faturaları Factorbooks sistemi üzerinden görüntülemek ve istenen kriterlere göre Arşivinizdeki e-Faturaları gün, hafta ve aya göre filtreleme imkânı sunar.